Uno de mis grandes dilemas durante toda mi carrera ha sido gestionar eficientemente la (sobre) carga de trabajo de todos los colaboradores a mi cargo. Por ejemplo en un modelo de factoría es común tener colaboradores con capacidades múltiples a los cuales se les puede asignar grandes cantidades de tareas, pero se conlleva el riesgo de sobrecargarles.
La solución para este tipo de sobrecargas se basa en la planificación de cada uno de los proyectos, analizando el perfil de cada uno de los colaboradores y ajustando los planes y expectativas de cada uno de los proyectos según sea necesario.
Estos problemas de sobrecargas suceden por situaciones diversas:
- Falta de recursos debido a la ausencia de estos en la empresa, la imposibilidad de encontrarlos fuera.
- Gran cantidad de proyectos en la empresa que pueden implicar compartir recursos.
- Uso del Fast-Tracking en la planificación de los proyectos.
El tratamiento de este problema comienza con una planificación exhaustiva de los recursos y requerirá ajustes en la línea base de tiempo, alcance, o ambos.
Planificación de los recursos
Es imprescindible identificar la capacidad de recursos disponibles para nuestro proyecto, pero hay que tener en cuenta previamente el requerimiento de los compromisos que estos pudieran tener fuera del alcance de nuestro proyecto. Una vez que nuestro plan de gestión del alcance y recursos humanos coincide en el tiempo, es necesario considerar los histogramas de recursos, los cuales consumen información de datos de actividad previa en otros proyectos. Es imprescindible poder consultar la información real de todos los recursos en proyectos anteriores, con el fin de poder utilizar estas métricas para ajustar su capacidad disponible para enfermedades, emergencias y otras ausencias inevitables.
Realizar ajustes
A través de la búsqueda de huecos en la planificación de las actividades, cambiando el tiempo de los calendarios de trabajo explotando cualquier sobrecapacidad siempre que sea posible.
Realizaremos un análisis para identificar la prioridad de cada proyecto, a través del cual podremos identificar qué recursos asignar, preservando aquellos recursos asignados a los proyectos más importantes y posponiendo aquellos proyectos con menor valor o importancia.
Es prioritario que nos aseguremos que las líneas de base son realistas y consistentes con su compromiso de personal y capacidad de recursos.
Hay que identificar aquellas restricciones sobre recursos que tienen problemas previos de compromiso en proyectos, procediendo a la ejecución de ajustes para minimizar el impacto.
Es importante evaluar cada problema de sobrecarga por su importancia y urgencia, procediendo a utilizar estos datos para clasificar el orden de más a menos crítico. Una práctica importante es la de interiorizar a los colaboradores sobre la prioridad relativa de otros trabajos externos a nuestro proyecto con el fin de identificar ajustes en sus horarios. Si el trabajo que causa problemas no es urgente, será necesario reprogramarlo. De cualquier modo, para todos los conflictos de recursos restantes, será importante realizar una labor de documentación sobre la magnitud del problema. El fin es trabajar para asegurar que las asignaciones de recursos a nuestros proyectos son las más apropiadas.
Ello nos lleva a la tesitura de ¿cómo podemos anticiparnos a estas sobrecargas? ¿Qué herramientas disponemos para predecir que sobrecarga tendrá cada colaborador?
En un próximo post, os hablaré de las técnicas de optimización de recursos para poder gestionar estas sobrecargas.
Fuentes
- PMBOK 5ª Edición – Project Management Institute (http://www.pmi.org/)
- http://www.recursosenprojectmanagement.com/planificacion-de-los-recursos/
- PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS MEDIANTE RECURSOS DETERMINADOS POR LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y RECURSOS DEPENDIENTES DE LA DURACIÓN. PROPUESTA APLICABLE A MICROSOFT PROJECT – Josep Tarrés i Turon
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Personalmente recomendaría utilizar unas aplicaciónes para gestión virtual de proyectos como https://kanbantool.com/es/ kanban. Es un tablero que de forma muy sencilla nos permite dividir las tareas en un equipo. Se les puede coordinar a los colaboradores y vigilar los procesos y sus cumplimento.
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