Madurez corporativa en gestión de proyectos con Office 365

OPM3 es el acrónimo para el Modelo de madurez de la gestión de proyectos organizativos, y es un estándar bajo el prisma del Project Management Institute (PMI). Su propósito es proporcionar un medio para que las organizaciones comprendan, mejoren, y midan su madurez contra un conjunto de “mejores prácticas” sobre la gestión de proyectos organizativos.

Las mejores prácticas que nos presenta OPM3 se pueden agrupar por Proyectos, Programas y Portafolios. De esta manera podemos identificar (entre otras):

  • Las mejores prácticas de Planificación
  • Las mejores prácticas de Seguimiento
  • Las mejores prácticas de Cierre

A modo introductorio podemos identificar que un:

  • Programa: es un grupo de proyectos, u operaciones, relacionados que se administran o gestionan de forma coordinada para obtener beneficios. Aunque no todo proyecto será parte de un programa.

La gestión de programas tiene actividades claves como:

  • Asegurar que los objetivos del programa soportan las estrategias del portafolio
  • Priorizar los proyectos dentro del programa y la asignación de recursos
  • Coordinar las actividades de varios proyectos
  • Administrar el alcance que conforman todos los proyectos
  • Gestionar el conflicto entre proyectos.
  • Portafolio: se trata de un conjunto de proyectos y/o programas que se agrupan para facilitar una gestión efectiva con el objetivo de alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente deben ser interdependientes o estar directamente relacionados.

La gestión de los portafolios es más eficiente debido a que los procesos, o controles internos, se encuentran estandarizados, a la par que las herramientas y técnicas que se utilizan.

La gestión de portafolios tiene actividades claves como:

  • Identificar las iniciativas estratégicas de la estrategia empresarial como fundamento de proyectos y programas.
  • Identificar e iniciar proyectos y programas
  • Proveer, asignar y reasignar recursos en los programas, proyectos y otras actividades.
  • Ofrecer soporte a la gestión de proyectos dentro de la empresa
  • Mantener un portafolio balanceado.

El Modelo de Madurez Organizacional Gestión de Proyectos (OPM3) proporciona una evaluación que pueda usarse por la organización con el fin de identificar dónde deben concentrarse los esfuerzos futuros con el objetivo de aumentar su capacidad y madurez. Los resultados de la evaluación pueden apuntar a diferentes áreas de la organización que podrían necesitar alguna modificación. La evaluación que OPM3 realizar se enfoca sobre la documentación desde la perspectiva de procesos de negocio. En este sentido se trata de tener la documentación apropiada que corresponde a un proyecto o programa. Los resultados de la evaluación OPM3 suponen el marco natural, y óptimo, de la integración entre la tecnología y los procesos.

Gracias a la integración que ofrece la suite Office 365, una organización puede ser más eficaz y puede llegar a ser más madura en sus capacidades organizativas.

Gestión de Proyectos con Office 365

Office 365 es un marco de aplicaciones a través del cual las organizaciones pueden mejorar sus procesos de colaboración, y productividad.

Una de las áreas que están recibiendo más foco actualmente es el de los Project Managers, y a través de esta plataforma las organizaciones pueden gestionar el portfolio de proyectos, la planificación y seguimiento de los proyectos, organizar los planes de gestión de los proyectos, proveer la mejora contínua de los proyectos, hacer un seguimiento de los equipos asignados a los proyectos.

¿Por qué es tan eficiente Office 365 para los Project Managers?

  1. Gestión de Portfolio
  2. Planificación y Seguimiento de Proyectos
  3. Organización de los Planes de Gestión
  4. Proveer la mejora contínua de los Proyectos
  5. Seguimiento de los equipos asignados

La suite Office 365 aporta valor a la gestión de proyectos, y al negocio, a través de las siguientes aplicaciones:

Excel

Excel es una de las aplicaciones del paquete office más utilizadas en el mundo empresarial, ofrece plantillas de gestión de proyectos a través de las cuales se puede gestionar la trazabilidad y seguimiento de los proyectos.

Compartir Documentación

Office 365 es una poderosa herramienta para la gestión de documentos de la empresa en la nube y proporciona dos aplicaciones dedicadas al intercambio de ficheros:

  • SharePoint: se utiliza para almacenar y compartir documentos relacionados con la empresa.
  • Onedrive: se utiliza para que los usuarios almacenen sus propios documentos, para compartir o no.

En ambos casos se puede trabajar en colaboración con otros usuarios en el documento, y el uso de la nube asegura que se está haciendo copia de seguridad, y versionado del mismo.

SharePoint

Ofrece un sistema de gestión de contenidos que se suele utilizar para desarrollar la intranet corporativa. Permite la creación de plantillas específicas a través de las cuales poder crear sitios específicos de gestión de proyectos, que se adapten a los requerimientos organizativos de la organización (gestión de ofertas, órdenes de cambio, etc.).

Gracias a las características de gestión documental Office 365 proporciona SharePoint Online para almacenar las políticas, procedimientos y documentación asociada a los proyectos.

SharePoint proporciona un motor de flujos de trabajo, a través de los cuales realizar la gestión de información para su revisión y aprobación. Podemos visualizar el listado de la documentación que se encuentran disponibles para cualquier persona dentro del proyecto, proporcionando transparencia y una trazabilidad de auditoría de cualquiera que haya tocado la documentación.

Microsoft ha desarrollado la plantilla de proyecto del sitio con una nueva vista de tareas, integración con Microsoft Project, la integración con las tareas y calendarios de Outlook y otras capacidades específicas del proyecto, permitiendo además:

  • La lista de tareas permite la gestión de tareas pendientes y plazos de proyecto.
  • Seguimiento de las reuniones y eventos importantes.
  • Resumen del proyecto en la página principal permitiendo mantener al equipo actualizado sobre las tareas y el cronograma.
  • Indexación de todos los documentos gestionados.
  • Integración con OneNote.

Project Online

Dentro de Office 365 se ofrece un sistema PPM, el cual permite gestionar los proyectos de su empresa y gracias a él se pueden ver los proyectos de su empresa desde una sola vista. Podemos gestionar nuestros proyectos utilizando un navegador web, sin necesidad de ningún software instalado en su ordenador.

La sincronización con SharePoint ofrece la creación de un sitio y generación de todas las tareas del plan de proyecto (actividades, tareas y recursos).

Project Online tiene las siguientes capacidades:

  • Proporciona capacidades de gestión de cartera total de proyectos (PPM), incluyendo la gestión de la demanda, gestión de cartera, gestión de recursos y generación de informes.
  • Alinear y fortalecer la cartera de proyectos.
  • Los usuarios pueden trabajar en tareas de planificación de la cartera, así como seguimiento de proyectos y planes.
  • Crear flujos de trabajo con SharePoint Online.
  • Facilitar la colaboración y comunicación entre los equipos de proyecto.
  • Los usuarios pueden comprobar el estado de un proyecto en cualquier momento utilizando cuadros de mando en línea.
  • Los gestores de cartera, jefes de proyecto y los miembros del equipo pueden acceder Project Online desde cualquier lugar.

Planner

Permite a los equipos de proyecto un enfoque más visual para la gestión de tareas, y proyectos, y ofrece una manera diferente de organizar y gestionar las tareas al utilizar un Kanban para mostrar la asignación, y estado, de las tareas.

Posee características para compartir archivos, salas de chat para charlar sobre lo que están trabajando, u obtener información actualizada sobre el progreso general del proyecto.

Se encuentra integrado con los Grupos de Office 365, por lo que las conversaciones en planificador estarán disponibles tanto en Outlook, como en los Grupos de Outlook.

Teams

Permite la colaboración entre los miembros de los equipos, ofrece un punto de acceso único a través del cual entregar la información necesaria, como políticas de la empresa a los colaboradores del proyecto.

Teams integra todas las aplicaciones de Office 365 al traer todo junto en un solo lugar: los colaboradores del proyecto, las conversaciones, los contenidos y herramientas. Se convierte en su centro para chats, llamadas, reuniones y mensajes de grupo específicos para cada proyecto. Permite compartir aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y OneNote, sitios web.

Fuentes

https://www.pmi.org/learning/library/grow-up-already-opm3-primer-8108

https://www.projectmanagement.com/white-papers/259359/Microsoft-CSS-Case-Study-for-OPM3

https://support.office.com/en-us/article/The-project-management-system-maturity-model-white-paper-77b7634e-97cc-4436-b1dd-1b8028f7c2eb

Descubre cómo SOGETI puede ayudarte en proyectos de “Social Collaboration” basados en la plataforma de colaboración empresarial Microsoft SharePoint y la gestión de proyectos con Office 365.

Julio Cotroneo

Project Manager | Soluciones Microsoft | SOGETI ESPAÑA

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s