¡¡Socorro!! ¡Mi proyecto tiene riesgos!

Todo proyecto es una consecución de sucesos que pueden desencadenar uno o más riesgos y la mejor manera de sobrevivir a ellos es adaptar nuestro proyecto, o lo que es lo mismo, gestionarlos adecuadamente. El riesgo es ese concepto de la gestión de proyectos que podemos identificar como la incertidumbre que impacta en la planificación, en el coste del proyecto, en los entregables.

El éxito de nuestro proyecto no radica en la eliminación de todos los riesgos, sino en la adaptación y el establecimiento de herramientas que contribuyan a la gestión de los mismos. Un símil muy interesante lo podemos encontrar en Charles Darwin y su trabajo sobre el origen de las especies, la gestión de proyectos podemos suponer entonces que se encuentra influenciada por la biología evolutiva.

De esta manera, al igual que las especies se adaptan al entorno en el que viven para poder sobrevivir, los proyectos deben adaptarse a los riesgos que le acechan. La labor del gestor de proyectos es proporcionar las herramientas y entornos propicios para que el proyecto prospere.

Nuestra labor como gestores de proyectos tiene que ser la de identificar los riesgos basándonos en varias categorías:

Evitar riesgos, ejemplificado en personas que evitan tomar aviones.
Pérdida de control, entendido como cuando un riesgo es difícil de evitar. Puede tomar al menos tres formas:
1. Reducción de frecuencia: tiene como objetivo reducir la incidencia de eventos causantes de pérdidas
2. Reducción de severidad: la segunda forma de pérdida control, es ilustrado por un conductor que usa cinturones de seguridad.
3. Diversificación: es especialmente importante en los negocios y finanzas. Por ejemplo, una empresa puede usar varios almacenes para almacenar productos para proteger contra el riesgo de fuego.
Retención de riesgos que implica la asunción de riesgo. Por ejemplo, una compañía o individuo que practica la retención de riesgos no intenta evitar catástrofes sino que genera recursos de respaldo.
Transferencia de riesgo donde una institución diferente de la compañía de riesgo asume el riesgo

Visto lo anterior: ¿qué técnicas tenemos disponibles para identificar los riesgos potenciales de nuestro proyecto?

La gestión del riesgo de la historia humana se originó temprano, siendo el primer documento identificado en el Código de Hammurabi que contiene los primeros casos de seguro marítimo contra el riesgo de desastres marítimos.

Existe una técnica llamada “Análisis modal de efectos y fallas (AMEF)”, que es una metodología utilizada para reconocer y/o identificar las fallas potenciales de un proceso o un proyecto, que generalmente se realiza en la planificación con el propósito de eliminarlas o de minimizar el riesgo asociado a las mismas. La tarea principal para el gestor de proyecto se puede resumir en «anticipación». Para anticipar los desafíos, el gerente de proyecto debe completar la función de delimitador. Además el gerente del proyecto agregará «ejecución» y «seguimiento» para hacer un paquete completo para el éxito del proyecto. Todo esto se puede manejar con esta técnica.

Los objetivos por los que se rige AMEF son los siguientes:

Reconocer y evaluar los modos de fallas potenciales y las causas asociadas.
Determinar los efectos de las fallas potenciales en el desempeño del sistema.
Identificar las acciones que podrán eliminar o reducir la oportunidad de que ocurra la falla potencial.
Analizar la confiabilidad del sistema.
Documentar el proceso.

Esta técnica se usa tanto para identificar los riesgos como para proporcionar un registro para rastrear los riesgos. Nos permite revisar la reducción en probabilidad / severidad y mecanismos de control mejorados del estado inicial de nuestro proyecto, así como proporcionar un marco para que el gestor realice la monitorización y las métricas para determinar cuándo necesitamos lanzar nuestro mecanismo de control en lugar de esperar hasta después el evento de riesgo haya ocurrido y se convierta en una certeza. Es un proceso iterativo que se basa en tres pasos muy concretos:

Identificar los riesgos y el alcance que debe cubrir AMEF.
Cuantificar y realizar una clasificación de los riesgos.
Realizar un plan de acciones correctivas para cada uno de los riesgos identificados.

Fuentes| Epublications – ‘A study of uncertainty and risk management practice relative to perceived project complexity’

Julio Cotroneo