Resuelve tus dudas: Cómo grabar tus reuniones en Teams

Imaginemos que el CEO de nuestra compañía va a realizar una reunión con un grupo de personas que, por sus características, interesa compartir a posteriori con el resto del personal. ¿Cómo puede Microsoft Teams ayudarnos? Por si no lo sabes aún, Teams ofrece la posibilidad de grabar esas reuniones y que te vamos a contar cómo hacerlo.

Para grabar reuniones en Teams, desde los controles de la reunión, se pulsará en el botón ‘Más opciones‘ y se seleccionará la opción ‘Iniciar grabación’.

¿Quién puede iniciar una grabación?

1. El organizador de la reunión.
2. Cualquier persona de la organización donde se está realizando la reunión.

Sin embargo, por ahora los invitados no tienen la opción de iniciarla y tampoco se puede lanzar más de una grabación de una reunión en paralelo.

¿Cómo iniciar y finalizar la grabación?

Antes de comenzar la grabación, recomendamos avisar a todos los participantes de que llevará a cabo la misma. Así cuando se inicie, todos los participantes de la reunión estarán al tanto cuando vean una notificación en la parte superior de la pantalla:

Además se mostrará en todos los dispositivos, ya sean fijos o móviles.

En las grabaciones se captura:

• Audio
• Video
• Uso compartido de la pantalla

No se captura:

• Pizarras
• Notas compartidas

Para detener una grabación desde los controles de la reunión, se pulsará en el botón “’Más opciones‘ y se seleccionará la opción ‘Detener grabación‘.

Si no se para la grabación, esta continuará hasta que la persona que ha iniciado la grabación abandone la reunión. Se puede dar el caso que la persona que ha iniciado la grabación se olvide de abandonar la reunión; en este caso la grabación se detendrá automáticamente después de cuatro horas.

Y una vez terminada la reunión, ¿podemos acceder directamente a la grabación?

Inmediatamente después no, ya que este proceso lleva al menos unos minutos. Sin embargo, una vez el vídeo esté disponible, la persona que inició la grabación recibirá un correo electrónico, indicando que el vídeo está ya disponible en Microsoft Stream.

Y es que a pesar de que la grabación la lanzamos desde Teams, realmente se graba en Stream, que es el portal de vídeos corporativo que incluye Office 365.

Desde Teams, podremos acceder al icono de la grabación, en el chat de la reunión y visualizarlo. Pero es desde Stream donde podemos hacer una gestión completa del video, como añadir subtítulos, recortar vídeo, etc.

¿Cómo acceder a Microsoft Stream para gestionar mi grabación?

Para acceder al vídeo de la reunión en Stream, podemos hacerlo de dos formas:

• Desde Teams, desde la opción ‘Más opciones‘ que hay junto al vídeo, se seleccionará ‘Abrir en Microsoft Stream‘ .

• Desde la aplicación Stream>Menú Mi contenido>Vídeos.

En cualquiera de los casos, se mostrará el listado de vídeos que has iniciado. Hay que tener en cuenta que, si se para el vídeo durante una reunión y se vuelve a lanzar posteriormente, se inicia una nueva grabación.

Desde Stream se pueden realizar distintas operaciones, para ello se seleccionará la opción ‘Más opciones‘ que aparece junto al vídeo con el que queremos trabajar.

Cuando se descarga un vídeo, se realiza una copia en formato MP4 que puedo compartir en cualquier otro entorno donde necesite tener disponible este vídeo.

También desde el botón ‘Actualizar detalles del vídeo‘  podremos definir:

• El idioma en el cual se ha hecho la grabación. Importante ya que también desde esta ventana podremos seleccionar la opción que permite generar un fichero de subtítulos. Así además de escuchar la grabación se podrá ver el contenido y leer la transcripción de la misma.
• Se puede seleccionar la imagen con la que quiero que las personas vean el icono de esta grabación en Stream.
• Y por último, en la parte central de la misma, podremos dar permisos de acceso a la persona o personas que seleccionemos.

Una vez apliquemos los cambios que hemos seleccionado, se abrirá el video junto a su transcripción, en el idioma seleccionado.

La transcripción se genera automáticamente, aprovechando las capacidades de inteligencia artificial disponible en la plataforma 365.

Si hay un error en la transcripción, podemos editarlo fácilmente, posicionándonos con el ratón, en el texto que se quiere corregir, se pulsa en el botón del lápiz y una vez hecha la modificación, se pulsa en el botón guardar, que aparece debajo del texto.

Espero que os haya sido de utilidad y esperamos seguir ayudando a que saquéis a sacar el máximo partido a este tipo de herramientas que tan útiles son en nuestro día a día.