Transcripción de notas en las reuniones de Teams

Como bien sabemos, una parte importante del trabajo en equipo lo juegan las reuniones, ya que, si los integrantes de los equipos no hablan entre sí, es complicado que el proyecto llegue a buen puerto. Por ello, se hace tan importante contar herramientas como Microsoft Teams, que es el concentrador de trabajo en equipo que incluye Office 365.

En las reuniones de trabajo se plantean ideas, acuerdos, soluciones a problemas, hitos a alcanzar, etc, dependiendo del tipo de proyecto. Toda esa información normalmente se ha de recoger en actas o notas de la reunión. En este artículo os contaré todas las posibilidades para generar documentación escrita en torno a las reuniones en (y desde) Teams, además de cómo acceder a ella una vez la reunión termine.

Desde Teams podemos organizar distintos tipos de reuniones:

• Reuniones de canal: dirigidas a proyectos o grupos concretos.
• Reuniones en chat privados.
• Reuniones organizadas y programadas

Para este artículo nos vamos a centrar en las reuniones organizadas y programadas, que creo, son las más completas para ver todas las posibilidades de transcripción de notas.

Independientemente de la tipología, para que las reuniones sean eficaces, es importante planificarlas con cuidado en las distintas fases de su desarrollo. Esas fases de la reunión son las que nos van a servir de hilo conductor para revisar las posibilidades de documentación de las reuniones en Teams.

Fase de preparación

El organizador de la reunión definirá las opciones de esta: las personas que asistirán, material que pueda ser de utilidad (presentaciones), concretar fecha/hora, recurrencia, y/o documentación que permita hacer las reuniones más efectivas (ej. un documento que sirva de base para recoger información antes de la reunión).

Office 365, nos ofrece la posibilidad de generar notas de las reuniones en OneNote y compartirla a posteriori con el resto de los asistentes, para que todos aporten antes y durante la reunión, y que el tiempo de esta, sólo se dedique a aquellas cuestiones concretas que exigen una puesta en común, de esta forma se conseguirán reuniones más efectivas.

Para ello el documento OneNote deberá dejarse en un lugar público como nuestro OneDrive o un SharePoint.

En el OneNote se pueden introducir los detalles de la reunión. Tanto en su versión de escritorio, como web, incluye en su barra de herramientas Insertar, la opción ‘Detalles de la reunión’, que introduce información automáticamente en nuestro documento: como fecha de celebración, asistentes, nombre de la reunión…de la reunión que hayas elegido del listado de reuniones ya agendadas que te mostrará.

Además, podremos añadir secciones y epígrafes que consideremos importantes incluir para que el resto del equipo lo complete antes y durante la reunión.

También desde OneNote se podrán incluir plantillas con diseños predefinidos, incluidos fondos de página decorativos y listas de tareas pendientes. Se puede crear una nueva plantilla o personalizar una ya existente de la lista de plantillas.

Fase de convocatoria

Se puede convocar desde Teams o Outlook, los calendarios están sincronizados con lo que se puede realizar indistintamente desde cualquiera de ellos.

Desde Teams, este es el aspecto que tiene una convocatoria para una reunión planificada:

A las reuniones de Teams se podrá convocar tanto a personas de nuestra organización, como a personas de fuera de nuestra organización (a estos se les llama invitados).

Se podrá poner la fecha la hora, y la periodicidad con la que se repite -si es recurrente-.

En el cuerpo del mensaje se introducirá el objetivo de la reunión, y también se podrá incluir el enlace del documento OneNote que hemos creado para la reunión, junto con las instrucciones para revisarlos y aportar la información de cada uno antes de la reunión.

Si nos fijamos en la convocatoria, en la parte superior, donde hay varias pestañas, la primera que encontramos es la de chat.

Cada reunión que se celebra en Teams, lleva asociado un chat, cuya información persiste en el tiempo y que estará disponible para todos los asistentes antes, durante y después del fin de la reunión. Esto quiere decir que podemos utilizarlo desde el mismo momento que recibimos la convocatoria, aunque no haya comenzado la reunión, hasta después de que terminemos la misma.

Por ejemplo, imaginemos que nos llaman por teléfono, poco antes de la reunión, lo que nos impide conectarnos en hora a la misma, se podrá utilizar el chat de la reunión para indicar que empiece sin nosotros.

Durante la reunión

Una vez comience la reunión, podremos continuar utilizando el chat de la reunión, para ello hay una opción de la barra de opciones en reuniones, llamada ‘Mostrar conversación’ que nos llevará al chat de la reunión.

Se mostrará un panel a la derecha de nuestra pantalla. En el chat a parte de intercambiar información de la reunión, también se podrán adjuntar archivos para consultar en la misma, con lo que estos pasan a formar parte de la reunión.

Además del chat, también podremos tomar Notas de la reunión, desde donde se puede compartir notas antes, durante y después de la reunión.

Solo las personas de la misma organización que el organizador de la reunión, podrán iniciar o tener acceso a las notas de la reunión.

Cuando un asistente a la reunión crea las notas, el resto de los usuarios recibe una notificación en el chat con el enlace a las mismas. Todos podrán aportar y sus comentarios se sincronizarán en tiempo real.

Para acceder a ellas, desde la barra de opciones en reuniones, botón más acciones, seleccionaremos ‘Mostrar notas de la reunión‘.

Al igual que con el chat, se abrirá un panel en la parte derecha de la reunión.

Al texto que se introduce en las notas se le puede aplicar formato desde la barra que aparece en la parte superior del panel.

La información se estructura en secciones, es decir, bloques de información. Podemos crear tantos bloques como necesitemos. Estos bloques de información se pueden ordenar desde la opción ‘Ver la pestaña de notas‘ que aparece en la parte inferior del panel de notas.

Al pulsar en la opción ‘Ver la pestaña de notas‘, se abre la siguiente pantalla:

Desde aquí, a través del menú […], se podrán ordenar los bloques de información.

En una reunión periódica, las notas continúan para todas ellas. Cada reunión se convertirá en una nueva sección en las notas.

Tanto desde Notas de la reunión como desde el chat, se podrán utilizar las menciones, para dar toques de atención a un persona o grupos determinados de Teams.

Después de la reunión

Hemos dicho ya que el chat persiste en el tiempo, con lo que podremos volver a él siempre que necesitemos consultar cualquier información.

Para ello desde la opción chat, de la herramienta Teams podremos acceder a él.

Será en ese chat donde podremos localizar las notas de la reunión. Se podrá acceder a ellas de dos formas diferentes:

• Desde la pantalla del chat, donde se podrá seleccionar el botón “Mostrar notas en pantalla completa”.

• A través de la pestaña “Notas de la reunión”, en la parte superior de la ventana del chat de la reunión.

En ambos casos, nos abrirá la misma pantalla.

Espero que os haya resultado de utilidad este artículo sobre el uso de Microsoft Teams para vuestras reuniones y ¡hasta el próximo!