Compañeros de trabajo

En los tiempos que corren, y a pesar de lo que parezca, existen personas que todavía no tienen presente los principios básicos en la creación, manejo y borrado del principal pilar de la informática: los ficheros. Quien más quien menos, a lo largo de su trayectoria profesional en este mundillo, se ha encontrado empresas cuyos usuarios hacen un uso totalmente despreocupado de estos “compañeros de trabajo”. Es por ello que me gustaría dar en este artículo, unas breves pinceladas en forma de recomendaciones para todos ellos.Empezaré con lo más obvio, el nombre del fichero. El consejo es utilizar, en la medida de lo posible, nombres cortos. Aunque Windows permite nombres de carpetas y archivos de hasta 255 caracteres hay que procurar ser breves. Una buena práctica consiste en separar las palabras con guiones bajos evitando de este modo los espacios en blanco. Junto con los caracteres no válidos (\ / : * ? » < > |) deberemos además evitar usar acentos y caracteres incompatibles (ñ ç) con otras plataformas.

Para una correcta codificación de documentos digitales es recomendable que los nombres de los ficheros, en el caso de necesitar reflejar una fecha, empiecen con dicha fecha pero en sentido invertido. Es decir, 20161204 para representar la fecha del 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas. Igualmente es recomendable incorporar al final del nombre números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4…).

La extensión del fichero se recomienda que vaya siempre en minúscula. Su función principal es diferenciar el contenido del archivo, de modo que el sistema operativo disponga el procedimiento necesario para interpretarlo. Por impensable que parezca, a día de hoy se producen casos en aplicativos donde, ficheros con el mismo nombre se comportan de manera diferente si su extensión está escrita toda en minúsculas o en mayúsculas.

Con respecto al tamaño de los ficheros, muchas veces es el que es y resulta imposible reducir su peso. Sin embargo existen métodos a la hora de disminuir el volumen que ocupan en disco. Uno de estos métodos es la compresión. Existen diversos programas de conversión en el mercado que nos ayudan a realizar esta tarea. Comprimir ficheros nos será muy útil si lo que vamos a hacer es, por ejemplo, enviarlo por correo electrónico. La compresión con contraseña asegura aún más si cabe, que solamente el destinatario pueda leer el contenido de los ficheros sabiendo de antemano dicha clave.

Si se crean ficheros con contenido importante y no se desea perderlos por error en una habitual limpieza de archivos, la recomendación es que marques dichos ficheros como de “Solo lectura”. Por razones de seguridad en Windows aparece siempre un mensaje de advertencia antes de dicho borrado. Hacer que un archivo sea de «Solo lectura» es una forma muy sencilla y eficiente para evitar estas mencionadas pérdidas.

Las ventajas de los documentos firmados son, entre otras: seguridad e integridad de los documentos, disminución de los tiempos de ejecución de los procesos y mejora de los niveles de servicio, ahorro de tiempo y costes. No cabe duda que hoy en día existe cada vez más una mayor demanda de empresas que apuestan y solicitan la implantación de este tipo de sistemas de ficheros. Su conocimiento y correcta utilización ayudará a mucho al usuario final pero podría ocasionarle igualmente verdaderos quebraderos de cabeza si no se hace un uso correcto de ellos.

Los ficheros vinculados o incrustados en otros ficheros permiten la propagación y referencia de contenido de manera un tanto especial. Es por ello que habrá que tener un cuidado especial con este tipo de ficheros. Como recordatorio indicar que los sistemas antivirus son capaces de realizar comprobaciones heurísticas y analizan no solo el contenido del fichero en sí, sino además los posibles adjuntos incrustados en dichos ficheros. Por todo ello, hay que ser cautos y consecuentes en estos casos.

En resumen, no existen pocas las recomendaciones ni pocos los usos que podemos realizar de los ficheros. Así es que recordad, la próxima vez que creéis o trabajéis con un fichero pensado antes el uso que vamos a darle.

Un saludo a tod@s.

Carlos Pascual Pérez

Team Leader | Microsoft Division | Sogeti Spain