¿Por qué fallan los proyectos?

Es bastante común encontrar cada poco tiempo publicaciones sobre qué factores inciden directamente en el resultado final de los proyectos, o lo que es lo mismo ¿por qué fallan nuestros proyectos?

Independientemente del rol que asumas dentro de un proyecto, serás partícipe y/o corresponsable de que el proyecto comience a navegar por la senda de los problemas. Pero ¿cuáles son los motivos por los que nuestros proyectos podrían fallar? A continuación, identifico aquellos más comunes con los que me he encontrado durante mis años de experiencia:

Alcance mal identificado (Scope Creep)

La ausencia de una fase de toma de requisitos, la ejecución de una pero inadecuadamente ejecutada, la mala definición de los requisitos, la ausencia de aprobación formal son a todas luces los problemas más comunes en la definición del alcance de nuestro proyecto. Y estos problemas es necesario indicar que afectan tanto a nosotros mismos, como a nuestros clientes.

Es muy importante indicar todo aquello que se encuentre dentro del alcance del proyecto, y más importante aún reflejar todo aquello que se encuentra fuera del alcance. De esta manera podemos acotar el alcance real y evitarnos problemas futuros.

Es altamente importante que cada requisito pueda ser trazable, y compatible, con un objetivo general del proyecto.

Nuestro alcance ha de ser validado, consensuado, y aprobado con las partes interesadas.

Recursos

El volumen de recursos disponibles en las empresas para afrontar un nuevo proyecto no es boyante, es más en ocasiones hay una falta de los mismos con lo que conformar un equipo de proyecto se puede convertir en un suplicio.

También tenemos la casuística de que los recursos asignados se encuentren ya asignados en otros proyectos.

Es necesario poder evaluar e identificar qué recursos son los necesarios para nuestro proyecto, y poder identificar cuál es su carga de trabajo. El uso de recursos sobreasignados es una mala premisa porque no dispondremos de ellos y nuestra planificación se verá afectada.

Interesados

Es muy común en los proyectos que fallan la falta de identificación de las partes interesadas, esta es una tarea que debemos realizar durante la iniciación de nuestros proyectos. Es necesario que el Jefe de Proyecto identifique el grado de implicación de las partes interesadas en nuestro proyecto, cómo pueden impactar en las decisiones que se tomen, y saber cómo gestionar y comunicar con ellos en el momento oportuno ya que éstas tienen un peso en el beneficio o detrimento del proyecto.

Para que ello resulte correctamente el establecimiento de un adecuado plan de comunicación entre todas las partes interesadas, grupos u organizaciones que participan en el proyecto es de gran ayuda.

Riesgos

Es competencia del director del proyecto anticipar aquellos eventos que pueden salir mal dentro del proyecto directos e indirectos, con el fin de identificarlos para proponer acciones de mitigación de los mismos. Esta tarea es muy importante, pero es ineficaz si después no sabemos gestionarlos adecuadamente cuando algunos de nuestros riesgos identificados afloran o se desencadenan.

Por definición los riesgos que un proyecto debe tener en cuenta en su proceso son:

Aquellos riesgos que aplican directa, o indirectamente, sobre los resultados esperados del proyecto.
Los riesgos que afectan a los objetivos identificados dentro del plan de desarrollo del proyecto.

Calidad de los entregables

El aseguramiento de la calidad (QA) identifica aquellas actividades formales, y actividades administrativas, que son llevadas a cabo para asegurar que los productos y servicios son llevados a cabo con el nivel de calidad requerido.

Sus objetivos principales son:

Planear las actividades de aseguramiento de calidad.
Verificar que los entregables, y actividades, del proyecto se encuentran reflejados a los respectivos. procedimientos, estándares y requerimientos.
Informar a los grupos e individuos afectados las actividades y resultados de aseguramiento de calidad.
Notificar las no conformidades detectadas que no pudieron ser resueltas.

Con estas premisas los fallos más comunes se producen por:

La no comunicación de los requisitos de Calidad entre los actores interesados que conlleva a diferentes expectativas y entregables del proyecto.
Ausencia de controles para asegurar la verificación de la calidad.
No identificar la responsabilidad compartida de la calidad entre todos los miembros del proyecto.
No hay unicidad en los conjuntos de pruebas entre los diferentes entornos (integración, Pre-producción, Producción)
No hay una verificación permanente de la calidad.

Y por último y a mi parecer la más importante:

Seguimiento y Gestión del Proyecto

El seguimiento del proyecto debe realizarse hasta la profundidad máxima de granularidad dentro de las tareas del proyecto, sino se perderá información valiosa del rendimiento de nuestros equipos de trabajo y de la evolución de estas micro tareas.

Debe existir un plan de proyecto publicado que sea accesible a todos los miembros del equipo, y generar la información de seguimiento necesaria para trazar los problemas desde su identificación al cierre de los mismos.

Nuestro cliente debe estar informado adecuadamente del estado de nuestro proyecto, en caso contrario no encontraríamos descartando la información que podría mostrar que el proyecto se está ejecutando en dificultades.

Hay que gestionar adecuadamente los compromisos de los miembros del equipo, a través de un seguimiento constante de sus tareas.

Referencias:

Project Management Institute (PMI) – PMBOK 5ª Edición

Julio Cotroneo