¿Qué papel juega un Project Manager?

Project-Manager-1 Algunos años atrás uno de los desarrolladores de mi equipo me preguntó: «los jefes de proyecto, aparte de enviar y recibir emails, ¿qué más hacéis?».

La importancia y la necesidad de la figura del Project Manager es uno de los puntos que refuerza el último informe del Project Management Institute (PMI): «Pulse of the Profession®: Capturing the Value of Project Management«.

Según el informe, sólo el 64% de los proyectos termina con éxito en la mayoría de organizaciones, si medimos como exitosos aquellos proyectos que consiguen sus objetivos en tiempo y coste.

Mientras que este porcentaje asciende hasta el 80% en aquellas organizaciones denominadas de “alto rendimiento”, donde se han implantado estándares y buenas prácticas globales y donde se es consciente de la importancia de disponer de profesionales altamente cualificados.

Así pues, si los datos apuntan a que el liderazgo de proyectos es un punto clave para el éxito de los mismos, ¿cuáles son sus tareas?, ¿qué acciones debe llevar a cabo para asegurar ese éxito?

Un resumen puede ser que un Project Manager debe disponer en todo momento de una visión global del mismo. Dicho de otra manera, debe saber todo lo que sucede en el proyecto, sólo de esta manera podrá priorizar, planificar, documentar, comunicar, analizar riesgos, gestionar, comunicar, liderar, escalar y controlar todo aquello relacionado con el proyecto.

Pero concretemos un poco más lo que consideramos “todo”, ¿cuáles son sus tareas y responsabilidades?:

Conocer y gestionar todos los aspectos propios de la definición del proyecto (a nivel contractual o de negocio): antecedentes, alcance, compromisos, objetivos marcados, acuerdos previos o vigentes relacionados con el proyecto, condicionantes establecidos,…
Concreción de los objetivos y alcance del proyecto: en colaboración con otros miembros del equipo de desarrollo y del cliente.
Planificación del proyecto: planificación de actividades, coordinación de equipos, plazos y costes.
Realizar el control y seguimiento continuo del proyecto, tanto a nivel interno como externo (otros equipos, proveedores,….) o de auditoría, con el objetivo de monitorizar la situación real del proyecto vs. los objetivos y planificación prevista.
Detectar, identificar y gestionar riesgos, al inicio del proyecto y a lo largo de su ejecución.
Propuesta de modificaciones, cambios o medidas correctoras en las situaciones pertinentes. Escalado para su gestión y aprobación. Negociación de soluciones.
Coordinación de la línea de trabajo de los recursos, realizar su seguimiento y evaluación.

Al igual que es importante que la propia organización valore la relevancia de la figura del Project Manager, también es necesario que el equipo del proyecto conozca y asuma sus responsabilidades.

No puede realizarse un correcto seguimiento sin el apoyo del equipo. El Project Manager no puede ejecutar satisfactoriamente toda la lista anterior, o cualquier otra lista que queramos elaborar, sin colaboración.

Como comentaba al inicio, no puede saberlo “todo” si nadie se lo explica. La incidencias, riesgos o condicionantes que cualquier miembro del equipo puede detectar en su día a día debe comunicarse al responsable. Así como cualquier cambio, intención o nuevo matiz sobre el alcance del proyecto debe ser conocido por el equipo.

Es por eso que el Project Manager también necesita disponer de ciertos skills que le ayuden a ejecutar de forma más efectiva sus tareas:

Buena comunicación: es necesario mantener una comunicación clara y oportuna, tanto a nivel interno de equipo como externo (negocio, cliente), para asegurar el efectivo seguimiento.
Buena organización del trabajo: la necesidad de coordinar diferentes equipos e intereses para la consecución de un objetivo requiere de una buena organización del trabajo.
Asunción de los conocimientos técnicos: el Project Manager de un proyecto no tiene porqué ser el máximo conocedor de todas las tecnologías implicadas en el mismo, pero sí debe entender la complejidad, naturaleza y limitaciones de las diferentes tecnologías utilizadas.
Liderazgo: será mucho más sencillo acometer todas las tareas propias del proyecto al Project Manager si consigue ser percibido por el equipo como el líder, no como el jefe.
Anticipación: la experiencia, así como el seguimiento continuo debe permitir al jefe de proyecto ser capaz de anticipar posibles problemas para adelantarse a ellos.

Es necesario que cada uno de los integrantes del equipo cumplan su rol para el éxito del proyecto, aunque es el Project Manager el responsable de que así suceda.

Si hacemos una metáfora futbolística, el Project Manager es como el entrenador de un equipo de fútbol: si el equipo gana es mérito de todos, pero si el equipo pierde es responsabilidad suya.

Anna Almuni es licenciada en Matemáticas por la Universidad de Barcelona. Ha cursado postgrados en desarrollo de aplicaciones en .NET e implementación de soluciones BI. Trabajando en el sector IT desde 2003 en proyectos para diferentes organizaciones del sector público y privado, se incorpora a SOGETI en 2010 como jefe de proyecto. Actualmente como Delivery Manager de la unidad de Microsoft, es la responsable de la supervisión del Delivery de la unidad de soluciones Microsoft en Barcelona, así como de dar soporte a las acciones de preventa.